Cette politique explique comment NeXafe Solutions Corp. (« NeXafe », « nous ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels, et comment exercer vos droits. Elle respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, la loi fédérale applicable (LPRPDE) et la Personal Information Protection Act de l’Alberta. 

1. À qui s’applique cette politique

Elle vise les renseignements des personnes qui :

• visitent notre site web ou communiquent avec nous;
• représentent une entreprise cliente, prospect ou fournisseur;
• utilisent la plateforme NeXafe (web ou mobile) avec un compte créé par leur employeur ou un client.

Les renseignements de nos propres employés sont régis par une politique interne distincte.

2. Nos deux rôles

Comme responsable. NeXafe décide pourquoi et comment elle traite les renseignements de ses visiteurs, contacts d’affaires et titulaires de compte (identification, connexion, facturation, soutien). Cette politique s’applique pleinement à ces renseignements.

Comme fournisseur de services. Nos clients utilisent la plateforme pour gérer la santé et la sécurité du travail : registres d’accès aux chantiers, formations, inspections, rapports d’incidents, documents de programme. Les renseignements que nos clients y saisissent sur leurs travailleurs et visiteurs, y compris des renseignements de santé liés à un incident, relèvent de l’entreprise cliente, qui en est responsable. NeXafe les traite uniquement pour fournir le service, selon ses instructions et ses ententes avec nous. Pour exercer vos droits sur ces renseignements, adressez-vous d’abord à votre employeur ou à l’entreprise qui vous a inscrit; nous l’aiderons à vous répondre.

Ce traitement est encadré par nos Conditions d’utilisation et notre Entente de traitement des données, publiées sur nexafe.com.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à l’application de cette politique et répond à vos questions, demandes et plaintes.

• Titre : Directrice, Administration et Opérations
• Courriel : support@nexafe.com [À CRÉER]
• Téléphone : 1 888 295-2808

4. Renseignements recueillis et fins

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire aux fins indiquées.

Courriels. Les utilisateurs reçoivent des courriels de service nécessaires au fonctionnement de la plateforme. Nous envoyons des courriels promotionnels seulement aux personnes qui y ont consenti, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel; chaque message comporte un lien de désabonnement.

Décisions automatisées. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.

5. Consentement

Nous obtenons votre consentement avant d’utiliser vos renseignements, sauf exception prévue par la loi. Le consentement est exprès pour les renseignements sensibles. Si nous voulons utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous vous le demandons d’abord. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles; nous vous expliquerons alors les conséquences, par exemple l’impossibilité de maintenir un compte. Notre service est destiné aux entreprises et ne vise pas les personnes de moins de 14 ans.

6. Témoins et technologies similaires

Notre site et notre plateforme utilisent des témoins (cookies) :

• essentiels, pour la connexion et la sécurité, toujours actifs;
• de mesure d’audience.

Toute fonction permettant de vous localiser ou de dresser votre profil est désactivée par défaut.

7. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles généraux d’intelligence artificielle. Nous les communiquons seulement :

• à nos fournisseurs de services, dans la mesure nécessaire à leur mandat (section 8);
• à l’entreprise cliente pour laquelle vous utilisez la plateforme;
• lorsque la loi l’exige ou le permet, notamment pour répondre à une ordonnance d’un tribunal ou à une demande contraignante d’une autorité, recouvrer une créance ou prévenir un danger imminent pour une personne;
• à un acquéreur éventuel, dans le cadre d’une transaction commerciale, selon les conditions prévues par la loi.

8. Fournisseurs et communication hors Québec

Nos fournisseurs sont liés par contrat à la confidentialité, à la sécurité, à l’utilisation limitée au mandat, au signalement de tout incident et à la destruction des renseignements en fin de contrat. Certains sont situés hors du Québec. Avant toute communication hors du Québec, nous évaluons si les renseignements y bénéficieront d’une protection adéquate. Les renseignements situés dans un autre pays peuvent être accessibles aux autorités de ce pays selon ses lois.

9. Conservation

Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux fins prévues ou exigé par la loi, puis nous les détruisons de façon sécuritaire à la demande du client.

10. Sécurité

Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité : chiffrement des communications, contrôle et journalisation des accès, accès limité aux personnes qui en ont besoin, engagements de confidentialité écrits, sauvegardes et formation du personnel.

11. Incidents de confidentialité

En cas d’accès, d’utilisation, de communication ou de perte non autorisés, nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque et tenons un registre des incidents. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information, les autres autorités compétentes et les personnes concernées. Lorsque l’incident touche des données d’un client, nous avisons ce client sans délai.

12. Vos droits

Vous pouvez, sous réserve des exceptions prévues par la loi :

• accéder à vos renseignements et savoir comment ils sont utilisés et à qui ils sont communiqués;
• les faire rectifier s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement;
• obtenir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d’un renseignement, dans les conditions prévues par la loi.

Comment faire. Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 3). Nous vérifierons votre identité et répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Le service est gratuit; des frais raisonnables peuvent s’appliquer à une demande complexe, après vous en avoir informé. Un refus est motivé et indique vos recours.

Pour les renseignements saisis par votre employeur dans la plateforme, voyez la section 2.

13. Plaintes

Vous pouvez porter plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous enquêtons et vous répondons par écrit dans les 30 jours. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à :

• la Commission d’accès à l’information du Québec;
• le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• l’Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta.

14. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La version en vigueur et sa date sont publiées sur notre site. Nous avisons les clients et les utilisateurs de tout changement important avant son entrée en vigueur.