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Démo

CAS

Depuis 50 ans, Atwill-Morin œuvre dans l’industrie de la construction. L’entreprise leader compte aujourd’hui près de 1000 personnes dynamiques qui travaillent la maçonnerie, le béton et les échafaudages, dans les régions de Montréal, Québec, Ottawa et Toronto.

Situation

La gestion des qualifications des travailleurs et le maintien à jour des preuves documentaires se faisait par un groupe de coordination en combinant des tableurs Excel pour l’inventaire et le suivi des documents et échéances par travailleurs, des sauvegardes des preuves documentaires dans un répertoire SharePoint et des envois d’avis individuel par courriel.

 

Compte-tenu de la quantité de travailleurs et de la rotation inévitable de la main-d’œuvre, le système exigeait énormément de temps-personne et produisait malgré tout plusieurs erreurs ou lacunes.

 

De plus, l’assignation des travailleurs à une équipe pouvant changer à la dernière minute, il était impossible à un superviseur de chantier de vérifier sur le terrain que les qualifications d’un travailleur étaient à jour avant l’entreprise d’une tâche.

Objectifs

  1.  Assurer un taux de 100% de conformité sur les chantiers.
  2.  Réduire le nombre d’heures qu’exigeait chaque la gestion de la conformité.
  3.  Accélérer l’étape de contrôle qu’exécutait les superviseurs sur les chantiers.

Solution

LES PASSEPORTS TRAVAILLEURS NEXAFE

L’implantation du module des Passeports travailleurs de la plateforme québécoise NeXafe a permis de :

  • Créer un profil de qualification par métier et d’assigner en un seul clique ce profil individuellement ou en lot aux travailleurs.
  • Donner accès directement aux travailleurs pour mettre à jour leurs documents.
  • Permettre aux coordonnateurs de seulement vérifier et approuver les documents soumis.
  • Intégrer directement des formulaires dans les passeports des travailleurs que ceux-ci peuvent compléter directement en ligne.
  • Avoir un suivi automatisé par notification et tableau de bord des échéances à venir (60-30-15 jours avant l’expiration).
  • Donner accès aux superviseurs de chantier aux dossiers de leurs équipes directement afin de vérifier les statuts de conformité du groupe de travailleurs en utilisant leur téléphone ou une tablette pour accéder à la plateforme ou en scannant le code QR unique que le travailleur a sur sa carte Passeport SST ou sur l’autocollant appliqué à l’intérieur de son casque.

Scannez-le avec votre cell pour voir un exemple…

Résultats

  • Réduction drastique de plus de 80% du temps alloué à la gestion des qualifications par les responsables de la coordination.
  • Fini les documents oubliés assurant une conformité à la tâche de 100%.
  • Réduction des temps de contrôle sur chantier à quelques minutes tout au plus par l’accès direct au profil individuel et via les rapports envoyés automatiquement aux superviseurs sur le terrain.
  • Meilleure coordination et planification des formations. L’accès facilité aux échéances par qualification permet une optimisation du processus en assurant que les bonnes formations soient disponibles aux bonnes personnes au bon moment.
  • Amélioration significative du taux de conformité global qui se compile en temps réel.

Au-delà du système

Au-delà de la performance de la plateforme, les administrateurs du système chez Atwill-Morin ont fortement apprécié la collaboration de l’équipe de support NeXafe qui a permis de démarrer rapidement et d’acquérir une autonomie de gestion rapidement grâce à l’intégration initiale de donnée en lot et au coaching et support continu.

NeXafe est vraiment simple à utiliser. En quelques jours seulement, nous avions monté et alimenté la base de données avec les informations et documents que nous possédions.

Une fois cette phase complétée et après nous être assurés que nos gestionnaires étaient à l’aise avec leur nouvel outil, nous avons ouvert l’accès à leur Passeport à l’ensemble des travailleurs afin qu’ils mettent à jour directement leurs information et documents.

C’est facile pour eux car de leur téléphone, l’ajout de document peut se faire en joignant un fichier ou en ouvrant la caméra pour prendre directement une photo. Moins de 3% de nos employés a nécessité un peu de coaching pour être autonome.