Conformité des équipements

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Créer un Passeport pour un nouvel équipement.

Pour ajouter un équipement à votre liste de gestion, vous devez créer son Passeport. Le point de départ consiste à bien identifier l’équipement. Dans NeXafe, l’identification d’un équipement est composée, à la base, de 3 champs obligatoires :  

  • Le Type d’équipement (ex. chariot élévateur, harnais, détecteur de gaz, etc.).
  • La marque de l’équipement (ex. 3M, Toyota, etc.).
  • Le numéro d’identification (# ID – NeXafe génère automatiquement un numéro unique par passeport, mais si vous avez un numéro interne et l’entrez au système, ce dernier aura priorité sur celui de NeXafe).

Vous avez aussi un 4e champ optionnel :

  • Détails où pouvez ajouter toute information qui permet de compléter l’identification de l’équipement.

Avant de créer un Passeport vous devez ajouter le type d’équipement et la marque de l’équipement à vos listes de types et marques. Ces listes permettent une sélection rapide à partir de listes déroulantes afin d’éviter la répétion d’entrées de données et assurer l’uniformité des informations.

Voici comment ajouter des types et marques à vos listes principales respectives :

Accédez à Équipements ⇒ Types 

  • Cliquez sur le bouton bleu + Type au haut de la fenêtre.
    • La fenêtre de création/mise à jour s’ouvrira.
  • Ajoutez le type désiré.
    • La version anglaise est optionnelle et ne s’affichera que pour un utilisateur dont la langue de profil est l’anglais.
  • Cliquez sur Enregistrer sauvegarder vos informations et quitter.
    • Le type est maintenant dans votre liste principale des types et disponible pour être sélectionné dans un passeport équipement.

Accédez à Équipements ⇒ Marques 

  • Cliquez sur le bouton bleu + Marque au haut de la fenêtre.
    • La fenêtre de création/mise à jour s’ouvrira.
  • Ajoutez la marque désirée.
  • Cliquez sur Enregistrer sauvegarder vos informations et quitter.
    • La marque est maintenant dans votre liste principale des marques et disponible pour être sélectionnée dans un passeport équipement.

Pour créer un Passeport:

Accédez à Équipements ⇒ Passeports 

  • Cliquez sur le bouton bleu + Équipement au haut de la fenêtre.
    • Une fenêtre vierge d’un Passeport s’ouvrira dans un nouvel onglet.
    • Les bordures des fenêtres seront en jaune afin d’indiquer que vous êtes en mode modification du passeport (contrairement à bleu en mode consultation).
  • Sélectionnez un type (voir plus haut comment ajouter un type à votre liste de types).
  • Sélectionnez une marque (voir plus haut comment ajouter une marque à votre liste de marques).

À ce stade, le Passeport peut être créer en cliquant le bouton bleu Enregistrer et compléter les information à un autre temps. Sinon, continuer à compléter les informations.

Dans la fenêtre du haut, vous pouvez ajouter :

  • La photo de l’équipement en cliquant dans le carré noir avec l’icône de clé à molette.
  • Le numéro d’identification interne de l’équipement dans ID Équip. (le # NeXafe sera généré qu’une fois le Passeport sauvegardé).
  • Des informations complémentaires pour mieux identifier l’équipement dans Détails.
  • Une note en cliquant sur le bouton bleu Note.

Dans la fenêtre Informations, vous pouvez ajouter :

  • Le numéro de série.
  • Le locateur si l’équipement est en location.
  • L’utilisateur à qui l’équipement est assigné.
  • L’emplacement de l’équipement (préalablement créé dans votre liste principale d’emplacements).
  • Tout autre information ou date dans les 3 champs libres.

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos informations et créer le Passeport.

  • Le Passeport deviendra alors en mode consultation avec les bordures de fenêtre en bleu.
  • Pour revenir en mode modification, cliquez sur le bouton bleu Modifier.

Cliquez sur l’icône de Quitter dans le coin droit en haut pour fermer l’onglet et revenir à votre table de Passeports équipements.

Cliquez sur l’icône bleu Actualiser si vous voulez voir immédiatement le nouveau Passeport dans votre liste.

  • Bon à savoir

Vous pouvez aussi créer un Passeport en clonant un Passeport existant.

  • Dans votre liste de Passeports, cliquez sur l’icône Cloner à la fin de la rangée du Passeport à cloner. 
  • Un nouveau Passeport sera automatiquement créé et le contenu des champs suivants du Passeport original qui y sera reproduit :
    • Type, marque et information de détails.
    • Groupes de gestions.
    • Location / locateur.
    • Contenu des champs libres.
  • Vous devez cliquer sur le bouton bleu Modifier pour mettre à jour les informations.
Menu

Créer une exigence ou un item à suivre.

Pour être ajoutés à un Passeport, les exigences et autres items doivent être préalablement créés dans la liste Items. Les Exigences sont les items attribués à un Passeport qui influencent le statut de conformité de l’équipement. Les items qui n’affectent pas le statut du Passeport sont nommés Autres Items.

Accédez à Équipements ⇒ Items

  • Cliquez sur le bouton bleu + Item dans l’en-tête.
    • Une fenêtre de création/mise à jour d’item s’ouvrira.
  • Sélectionnez le type d’item dans la liste déroulante.
    • Spécifique : tout document qui n’est pas un formulaire.
    • Standard : non applicable pour l’instant.
    • Formulaire : vous donne accès à liste des formulaires de votre onglet Équipements dans le module du générateur de formulaires.
  • Ajoutez un titre.
    • La version anglaise ne s’affiche que pour les utilisateurs ayant cette langue sélectionnée dans leur profile.
    • Si vous ne désirez pas ajouter une traduction, copiez simplement votre titre français.
  • Ajoutez une description (optionnelle).
  • Sélectionnez si l’item sera public (accessible par tous) ou privé (Admin seulement).
  • Sélectionnez le degré d’obligation de la pièce jointe :
    • Obligatoire : l’item sera non-conforme s’il n’a pas de pièce jointe.
    • Requise : la pièce jointe est obligatoire, mais l’item ne sera pas déclaré non-conforme si la pièce jointe est manquante.
    • Optionnelle : la pièce jointe n’est pas exigée et l’item ne sera pas déclaré non-conforme si la pièce jointe est manquante.
  • Sélectionnez si la pièce jointe pourra être vue dans le Passeport public ou si elle sera privée (Admin seulement).
  • Vous pouvez sélectionnez une durée prédéterminée pour l’item qui permettra de calculer automatiquement la date d’expiration lorsqu’une date d’émission sera entrée.
  • Cliquez Enregistrer pauvre sauvegarder les informations et quitter.
    • L’Item est maintenant créé et a été ajouté à votre liste d’Items.

Pour créer une exigence, un item doit être ajouté à une liste d’exigences. Une liste d’exigences peut contenir une ou plusieurs exigences et sert à attribuer rapidement les exigences à un ou plusieurs Passeports.

Accédez à Équipements ⇒ Exigences

Pour créer une liste d’exigences :

  • Cliquez sur le bouton bleu + Liste dans l’en-tête.
    • Une fenêtre de création de liste s’ouvrira.
  • Ajoutez un titre et cliquez Enregistrer.
    • La fenêtre de mise à jour s’ouvrira. 
  • Ajoutez une description si vous le désirez.
  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos informations et quitter.
    • La liste est maintenant créée et a été ajoutée à votre liste de Listes d’exigences.

Pour ajouter des exigences à une liste (ou retirer de) :

  • Dans Listes d’exigences, cliquez sur la liste désirée pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.
  • Dans la fenêtre de mise à jour, cliquez sur bouton Ajouter une exigences.
  • Sélectionnez l’exigence dans la liste déroulante de droite (vous y trouvez tous les items de votre liste Items qui ne sont pas déjà dans la liste d’exigences que vous mettez à jour).
  • Cliquez sur le bouton bleu + pour ajouter votre sélection.
  • Répétez jusqu’à ce que votre liste soit complète.
  • Pour retirer une exigence de la liste, cliquez sur l’icône de la poubelle sur la ligne de l’exigence à retirer.
  • Bon à savoir
  • L’ajout et la suppression d’exigence sont automatiquement enregistrés.
  • Dans Listes d’exigences, le carré bleu aux coins arrondis dans la colonnes de la liste que vous venez de modifier indiquera la nouvelle quantité d’exigences dans la liste. 
  • Vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder toute modification au titre ou à la description.
Menu

Assigner des exigences à un équipement.

Accédez à Équipements ⇒ Passeports

À partir de la table des Passeports :

  • Cochez la case de sélection de l’équipement (vous pouvez en sélectionner plusieurs pour assigner les exigences en bloc).
  • Cliquez sur sur le bouton Assigner des exigences dans l’en-tête.
    • La liste de vos Listes d’exigences apparaîtra dans une fenêtre de sélection.
  • Sélectionnez la liste (ou plus d’une) que vous voulez assigner et cliquez sur Enregistrer.
  • Toutes les exigences de la liste sélectionnée (ou des listes) sont maintenant ajoutées (1) aux Exigences du Passeport choisi et (2) à votre liste Suivi (chaque exigence est affichée séparément pour chaque équpement à qui elle a été assignée).
  • Les exigences assignées peuvent maintenant être complétées des informations et documents requis de l’équipement.

À partir d’un Passeport :

  • Cliquez sur le nom du travailleur pour ouvrir le Passeport.
  • Cliquez sur sur le bouton bleu Gérer les exigences dans l’en-tête.
    • La liste de vos Listes d’exigences apparaîtra dans une fenêtre de sélection.
  • À la liste désirée, cliquez sur + Ajouter (ou x Supprimer).
  • Répétez au besoin. 
  • Toutes les exigences de la liste sélectionnée (ou des listes) sont maintenant ajoutées (1) aux Exigences du Passeport choisi et (2) à votre liste Suivi (chaque exigence est affichée séparément pour chaque équipement à qui elle a été assignée).
  • Les exigences assignées peuvent maintenant être complétées des informations et documents requis de l’équipement.
  • Bon à savoir
  • Les exigences ajoutées auront une pastille rouge de non-conformité tant que les informations et documents requis ne soient ajoutés et validés.
  • = exigences non-conformes
  • Si un item ajouté en tant qu’exigence se trouve déjà dans le Passeport en tant qu’Autre item, il sera automaiquement transféré dans la fenêtre des exigences avec ses documents, dates, et statut de conformité.
Menu

Ajouter un item non requis à un Passeport.

Tous les items de votre liste Items peuvent être ajoutés à un Passeport sans être une exigence. Ceci permet de garder une trace et faire un suivi d’informations et de documents utiles qui ne sont pas exigés. Une fois ajouté à un Passeport, l’information et le document d’un item non requis pour être suivi dans l’onglet Autres items de Suivi ou la liste Autres items d’un Passeport.

Accédez à Équipements ⇒ Passeports

  • Dans votre liste de Passeports, cliquez sur l’ID de l’équipement pour ouvrir la fenêtre du Passeport.
  • Cliquez le bouton Modifier dans l’en-tête.
    • Le bouton gris + Item dans l’en-tête sera bleu et activé.
  • Cliquez sur le bouton bleu + Item.
    • La fenêtre de mise à jour s’ouvrira. bleu

Dans la fenêtre d’ajout d’item :

  • Sélectionnez l’item dans la liste déroulante du haut.
  • Télécharger un fichier en le glissant dans la zone pointillée ou en cliquant dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
  • Visualisez le document téléchargé en cliquant sur le Trombone bleu (à gauche) pour vous assurer qu’il soit le bon ou consulter les dates d’émission et d’expiration (vous pouvez le retirer en cliquant sur le Trombone rouge marqué d’un X, à droite). 
  • Inscrivez la Date d’émission et la Date d’expiration.
    • Si l’exigence a une durée prédéterminée, la Date d’expiration sera automatiquement calculée et inscrite.
    • Si le document joint n’a pas de Date d’expiration, glissez le bouton À vie à droite.
  •  
  • Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer les informations.
  • L’item est maintenant ajouté à la liste Autres items du Passeport ainsi qu’à celle de l’onglet Autres items de Suivi.
  • Bon à savoir
  • Vous pouvez faire le suivi de tous les items ajoutés à des Passeports qui ne sont pas des exigences dans l’onglet Autres items de Suivi.
  • Si un item non requis qui est dans un Passport est exigé (devient une exigence), il sera automatiquement transféré des listes Autres Items à celles d’Exigences du Passeport (il affectera le statut de conformité du Passeport) et l’onglet dans Suivi.
  • Les pastilles de couleurs (verte, jaune, rouge) des items non exigés sont utilisés pour indiquer la validité des informations et document de l’item, mais n’affecte pas le statut de conformité du Passeport.
Menu

Ajouter les informations et documents de conformité.

Vous pouvez ajouter les informations et documents de conformité exigés d’un travailleur directement dans l’onglet Exigences de la section Suivi ou celle du Passeport de l’équipement.

Pour faire une mise à jour dans Suivi :

Accédez à Équipements ⇒ Suivi

  • Dans l’onglet Exigences (par défaut lors de l’ouverture), trouvez l’exigence de l’équipement que vous voulez mettre à jour.
    • Aidez-vous des fonctions de « tri » ou « filtre » dans l’en-tête de la colonne si besoin.
  • Cliquez sur l’exigence.
    • La fenêtre de mise à jour s’ouvrira.

Pour faire une mise à jour dans le Passeport :

Accédez à Équipements ⇒ Passeports

  • Cliquez sur l’ID de l’équipement ouvrir le Passeport.
  • Dans la section Exigences du Passeport, trouvez l’exigence que vous voulez mettre à jour.
  • Cliquez sur l’exigence.
    • La fenêtre de mise à jour s’ouvrira.

Dans la fenêtre de mise à jour:

  • Télécharger un fichier en le glissant dans la zone pointillée ou en cliquant dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
  • Visualisez le document téléchargé en cliquant sur le Trombone bleu (à gauche) pour vous assurer qu’il soit le bon ou consulter les dates d’émission et d’expiration (vous pouvez le retirer en cliquant sur le Trombone rouge marqué d’un X, à droite). 
  • Inscrivez la Date d’émission et la Date d’expiration.
    • Si l’exigence a une durée prédéterminée, la Date d’expiration sera automatiquement calculée et inscrite.
    • Si le document joint n’a pas de Date d’expiration, glissez le bouton À vie à droite.
  • Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer les informations.
  • Bon à savoir
  • Une fois les informations et le document ajoutés, l’exigence sera affichée dans la liste de Suivi et celle des Exigences du Passeport avec une pastille verte indiquant qu’elle est conforme.
  • = Conforme
Menu

Voir ou partager un Passeport public.

Le Passeport public est une vue limitée du contenu du Passeport qui permet de partager que les informations et documents choisis.

Accédez à Équipements ⇒ Passeports

  • Sur la ligne de l’équipement choisi, cliquez sur l’icône de l’oeil pour visualiser le Passeport public.

Dans le Passeport d’un équipement :

  • Cliquez sur le bouton bleu Passeport Public ou scannez le code QR pour visualiser le Passeport.
  • Cliquez sur le bouton gris pâle Copier l’URL du passeport pour copier l’URL et ensuite le coller dans une courriel ou un document.
Menu

Mettre hors service ou remettre en service un équipement.

Les statuts normaux d’un Passeport sont : conforme (si toutes les exigences du Passeport sont conformes) ou non-conforme (si au moins une exigence est non-conforme). Mais, le statut peut-être temporairement changé à Hors service afin d’identifier que l’équipement ne doit pas être utilisé.

Pour modifier manuellement l’état d’un Passeport équipement :

Accédez à Équipements ⇒ Passeports

  • Sur la ligne de l’équipement choisi, dans la colonne État :
    • Glissez à droite le bouton rouge pour le remettre en service.
    • Glissez à gauche le bouton bleu pour le mettre hors service.
  •  Dans un Passeport :
    • Cliquez sur le bouton bleu Modifier.
    • Glisser le bouton Hors service / En service à la position désirée.

Pour mettre automatiquement un Passeport hors service suite à une inspection :

Dans un formulaire équipement généré dans la plateforme : 

  • Ajouter à la réponse d’une question, la condition « Mettre hors service ».
  • Si sélectionné, le statut du Passeport sera automatiquement modifié dès que le formulaire aura été soumis.
  • Le statut s’affichera aussi dans le Passeport public.
Menu

Modifier ou supprimer une liste d'exigences.

Vous pouvez modifier le nom d’une Liste d’exigences existante, ajouter/modifier la description, ajouter/supprimer des exigences, ou supprimer la liste.

Accédez à Équipements  ⇒ Listes d’exigences 

Cliquez sur la liste choisie.

Nom ou description

  • Modifier directement le contenu dans les champs respectifs.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications et retourner aux Listes d’exigences (si vous voulez aussi modifier les exigences, faites-le avant d’enregistrer) .

Ajouter une exigence

  • Sélectionnez l’exigence dans la liste déroulante Item (vous y trouvez tous les items de votre liste Items qui ne sont pas encore dans la liste).
  • Cliquez sur + pour ajouter et enregistrer votre sélection.
  • Cliquez sur l’Icône de Sortie ou sur le bouton Enregistrer pour quitter et retourner à votre liste de Listes d’exigences.
  • Dans Listes d’exigences, le carré bleu aux coins arrondis dans la colonnes de la liste que vous venez de modifier indiquera la nouvelle quantité d’exigences dans la liste. 

Supprimer une exigence

  • Cliquez sur l’icône de la poubelle sur la ligne de l’exigence à retirer.
  • Cliquez sur l’Icône de Sortie ou sur le bouton Enregistrer pour quitter et retourner à votre liste de Listes d’exigences.
  • Dans Listes d’exigences, le carré bleu aux coins arrondis dans la colonnes de la liste que vous venez de modifier indiquera la nouvelle quantité d’exigences dans la liste. 

Supprimer une liste d’exigences

  • Supprimer toutes les exigences de la liste.
  • Une fois liste vide, cliquez sur le bouton Supprimer sous la zone de description, puis confirmez.
  • Bon à savoir
  • Si vous modifiez ou supprimez une liste d’exigences, les changements seront répercutés automatiquement dans tous les Passeports à qui la liste a été assignée.
Menu

Imprimer les cartes de Passeports et les autocollants avec code QR.

NeXafe offre le service d’impression de cartes plastifiées des Passeports et d’autocollants résistant aux intempéries avec code QR.

Grille des prix

Le délais de livraison est de 5-10 jours ouvrables. Les frais de livraisons sont en sus. Veuillez contacter notre service à la clientèle pour toute commande.

Pour les imprimer vous-même (ou votre imprimeur):

Accédez à Équipements ⇒ Passeports

  • Sélectionnez les équipements voulus en cochant la case en début de ligne (la case de l’entête coche toutes les cases d’un coup).
  • Cliquez sur le bouton bleu Exporter/Imprimer pour télécharger un ficher CSV avec les informations des Passeports dont les lien pour les photos et codes QR.
    • Convertissez le fichier qui se trouve dans vos Téléchargements en fichier Excel régulier pour éliminer les colonnes des champs non désirés selon vos spécifications d’impression et sauvegarder pour utiliser avec votre logiciel d’impression ou envoyer à votre imprimeur. 
  • Bon à savoir
  • Pour imprimer une carte, le Passeport de l’équipement doit avoir une photo.utilisez le logo de l’entreprise au besoin.
  • Vous pouvez prévisualiser les cartes en cliquant sur le bouton bleu Cartes une fois au moins un équipement sélectionné.
Menu

Prix par Passeport équipement (Inclut le générateur de formulaires)

Échelle des quantités

Les 1 à 250

Les 251 à 500

les 501 à 1 000

Les 1 001 et plus

Prix unitaire / Mois

1,20 $ 

1,00 $

0,75 $

0,50 $

Prix minimum facturé *

3,60 $

3,00 $ 

2,25 $ 

1,50 $ 

  • Les Passeports sont facturés par bloc de 3 mois à tous les trimestres. Tout passeport actif durant la période de facturation est facturé pour 3 mois, indépendamment de sa durée d’activation durant la période.
Menu
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